個人情報の取り扱いについて
個人情報の利用目的について
個人情報のご提供をお願いする場合とその利用目的、および保有個人データの利用目的は次に掲げる事業目的の範囲において利用いたします。
- 建物の清掃とその附属設備の保守管理
- 当社従業員の採用業務のため
- 上記1 および2．記載の目的達成に必要な範囲で第三者に提供するため
また別途、利用目的を特定している場合には、上記にかかわらずその目的に沿った利用をいたします。
個人情報の第三者への提供について
- 当社は、法令の規定に基づく場合のほか、個人情報のご提供をお願いする場合とその利用目的、および保有個人データの利用目的に記載する目的達成に必要な範囲でお客さまの個人情報を当社グループ会社、取引先などの第三者に提供することがあります。また別途、利用目的をさらに特定している場合は、上記にかかわらずその目的に沿った利用をいたします。
- 提供する情報は、お名前、ご住所、電話番号のほか、それぞれの事業に必要な項目とさせていただきますが、必要最低限の項目に限定することとします。
- 第三者に提供する場合は、書面、郵便物、電話、FAX、電子メール、電子媒体などを用いて行い、安全管理に十分に配慮して受け渡しを行うものとし、電子データを提供する場合は、暗号化して受け渡しを行います。
- ご本人からのお申し出により、第三者への提供を停止いたします。個人情報の窓口へお申し出ください。
安全管理措置のために講じている措置
当社は関係する法令及びガイドラインを遵守し、取り扱う個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人情報の安全管理のため、必要かつ適切な措置（以下、「安全管理措置」といいます）を以下の通り講じてまいります。
１．基本方針の策定
当社は個人情報の適正な取扱いを確保するため、基本方針を策定しています。
（基本方針は「個人情報保護方針」をご確認ください。）
２．個人情報の取扱いに係る規律の整備
当社は個人情報の取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について定める社内規程を策定しています。
３．組織的安全管理措置
当社は各部門に個人情報の取扱いに関する責任者として「情報セキュリティ責任者」を設置し、年度ごとに取扱報告を行うことで安全管理措置の評価・改善を図っています。
また、安全管理措置に関する社内規程を従業員（有期雇用社員・派遣社員を含みます。）に遵守させ、従業員が法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は責任者へ報告・連絡する体制を整備しています。
４．人的安全管理措置
当社は従業者に対し個人情報の適正な取り扱いに関する教育・研修を実施しています。
５．物理的・技術的安全管理措置
当社は個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退室管理を行うとともに、個人情報を含む機器等は施錠保管しています。
また、個人情報および個人情報を取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等を実施しています。
例）個人情報のローカルディスクへの保存禁止、認証パスワードの定期変更、操作履歴の取得・分析
６．外的環境の把握
当社は保有するお客様の個人情報を国内に保管しています。
個人情報に関するお問い合わせ
当社にご提供頂いた個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止・消去および第三者への提供の停止に関するご請求については下記窓口にて承っております。
ファースト・ファシリティーズ千葉株式会社 総務部総務課
〒260-0013 千葉県千葉市中央区中央1-11-1 千葉中央ツインビル1号館
TEL：043-202-1150（代）
1. 訂正、利用停止、苦情などのお申し出
上記窓口へお申し出ください。手数料は不要です。
なお、訂正、利用停止などのお申し出をされる方が未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人あるいは訂正、利用停止などの申し出をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、次項「2. 開示等をお求めの場合」と同様の手続きとなります。次項「2. 開示等をお求めの場合」の（1）～（2）をご覧ください。
2. 開示等をお求めの場合
（1）開示等のご請求
開示等のご請求は上記窓口宛、所定の書類に必要書類を同封のうえ、必ず郵送によりご請求ください。なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等申請書在中」とお書き添えいただければ幸いです。
（2）開示等手続きに際しご提出いただく書面(様式)など
①弊社所定の申請書「個人情報開示等申請書」、委任状(委任による代理人の場合)
※開示等のご請求があった場合に、郵送いたします。
②本人確認書類
（A）本人が申請する場合
運転免許証、パスポート、または健康保険証の写し1通
（あらかじめ、被保険者等記号・番号等にマスキングを施したもの 以下同じ）
（B）法定代理人が申請する場合
（A）に加え、法定代理権があることを確認するための書類1通
（戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記載された保険証の写しでも可（本籍地・マイナンバーは不要））
（C）委任による代理人が申請する場合
（A）に加え、委任状1通
本人の実印が押された上記の弊社所定の委任状（2）の①ならびに本人の印鑑証明書（1ヶ月以内に発行されたもの）
（3）手数料およびその徴収方法
利用目的の通知および開示のご請求については1件につき1,500円の手数料が必要となります。1,500円分の郵便定額小為替を同封してください。※当社への郵送料、定額小為替の発行手数料につきましてはお客さまのご負担とさせていただきます。※手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申しあげますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示等のご請求がなかったものとして対応させていただきます。
（4）開示等のお求めに対するご回答の方法
申請書にご記入いただきました申請者住所宛に郵送でご回答申しあげます。
（5）開示等のお求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等のお求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。
（6）「開示対象個人情報」の非開示について
次に定める場合は非開示とさせていただきます。なお、非開示の場合につきましても所定の手数料をいただきます。
- 請求書に記載されている住所と本人確認のための書類に記載されている住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
- 代理人による請求に際して代理権が確認できない場合
- 開示等の求めの対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
※「開示対象個人情報」とは、容易に検索可能な個人情報であり、ご本人から求められた開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めの全てに応じることができる権限を当社が有している個人情報のことです。
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
- 他の法令に違反することとなる場合
2006年（平成18年）10月1日制定
2022年（令和4年）10月1日改定